Cette présentation du Tableur Excel a été réalisé dans le cadre du projet informatique en 1999 par Jean-François Betti DESS MASI "Promotion Pologne 1999", à l'Université Louis Pasteur (Strasbourg).
EXCEL est un tableur performant puisqu'il vous permettra de manipuler des nombres et réaliser des feuilles de calcul. Mais vous pourrez également créer des pages HTML ou faire des programmes VB.
Un de vos collègue vous assure avoir réalisé sur excel le tableau suivant. Cela vous paraît trop joli pour être conçu par lui et vous l'accusez d'avoir scanné le document sur un livre. Mais quelques jours plus tard vous recevez de lui un mail indiquant la démarche suivie. Piqué de curiosité vous décidez de suivre les indications à la lettre.Cela donne un résultat étonnant. A vous de voir !
Ce mail était très conséquent et il nous est impossible de le reproduire ici dans son intégralité. Nous avons sélectionné pour vous les paragraphes essentiels.
Voici le plan suivi :
On commence par réaliser le dessin à l'aide des outils graphiques Microsoft. Jusque là, pas de surprise puisque vous utilisez les formes de base que vous placez où bon vous semble sur la feuille de calcul. N'oubliez pas de grouper les éléments entre eux. On peut choisir ensuite Format/Cellule/Alignement/Fusionner les cellules après avoir sélectionné les cases B2:E18.
Cellules, colonnes, lignes, ou même feuilles de calcul : Il suffit de cliquer sur un premier élément avec le bouton gauche. Etirez ensuite dans la direction voulue, tout devient ombré. Le bouton de la souris est très performant: Il faut apprendre à l'utiliser.
Il est possible de sélectionner plusieurs éléments non jointifs: cliquez dessus en appuyant sur Majuscule.
Vous constatez que les nombres de la première colonne progressent selon une série de A32 à A40. Entrez 80 en A32 et 100 en A33. Sélectionnez A32:A33. Vous apercevez un carré à droite de la zone de sélection (dit poignée de recopie). Cliquez dessus et étirez du nombre de cases voulues: ici jusque A40. La recopie est automatique. Le reste de la colonne A doit être entré à la main.
Le procédé est le même pour n'importe quelle suite logique (mois, année,...). Il suffit, pour connaître la raison de la suite, de sélectionner un nombre suffisant de cellules au départ.
On peut également utiliser Format/nombre/Série après avoir entré la première valeur. Tapez 80 en B32 puis sélectionnez B32:B49 et tapez 20 comme valeur du pas dans Edition/Recopier/Série. La plage de série est automatiquement définie en colonne du fait de votre sélection.
La poignée de recopie peut être utilisée pour recopier le contenu d'une cellule ou d'une suite de cellules : Une fois votre zone sélectionnée, appuyez sur Ctrl. La poignée de recopie se transforme magiquement en petite croix. Recopiez cette plage autant de fois que vous le voulez dans la colonne.
La colonne B peut être recopiée avec un copier/coller de A ou avec la poignée de recopie : sélectionnez A et étirez la sélection vers B.
Notes pratiques:
Pour copier une formule dans un grand nombre de cellules sur une même colonne, double cliquez sur la poignée de recopie. La formule sera recopiée automatiquement dans toutes les cellules jusqu'à la fin de vos colonnes de chiffres. Ainsi, si vous avez des nombres dans les cellules A32 à A49 et des nombres dans les cellules B32 à B49, inscrivez la formule dans F32 (ici =C32-D32), faites "Retour", revenez à la cellule F32 et double cliquez sur la poignée de recopie. Automatiquement, la formule est recopiée de F2 à F49.
Tapez "Moment quadratique Iy" en I29.
Pour écrire plusieurs lignes de texte dans une cellule, cochez la case "Renvoyer à la ligne automatiquement" dans Format/Cellule/Alignement et choisissez "haut" pour l'alignement vertical. Pour introduire un saut de ligne, on fera "Alt/Retour". On utilisera également l'option "centré verticalement et horizontalement".
Sélectionnez la colonne I et l'option Format/colonne/ajustement automatique. Si le format n'est pas bon, les cases affichent des dièses : double clic sur le bord droit de l'entête de colonne (vous évitez des tâtonnements laborieux). Pour la saisie en colonne, utilisez la case à cocher "Déplacer la sélection" après validation dans Outils/option/Modification. Cela permet la saisie automatique vers le haut après "Entree".
Le bouton droit de la souris est très utile. Pensez à l'utiliser chaque fois que vous avez un problème. Un menu contextuel vous est proposé, et vous y trouverez très souvent une solution.
Demandez l'assistant conseil en cliquant sur son bouton dans la barre d'outil Standard. Vous aurez une aide appropriée à vos problèmes.
Utilisez également les barres d'outils. Elles sont pleines de boutons plus sympathiques à utiliser que les menus. Pour les afficher faites Affichage/Barre d'outils ou cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle barre (de menu par exemple). Un menu de barres vous est offert : Bon appétit !
Cochez les cases correspondant aux barres qui vous intéressent, puis déplacez les à votre guise.
Notes :
Caractères :
La mise en forme des caractères indice et italique Iy,exposant cm4 se fait par Format/cellule/Police, après avoir sélectionné le texte dans la barre de calcul. Entrez le texte concernant les normes et modifiez la police.
Nombres :
Calculez la section et le moment d'inertie (On note Y l'axe horizontal) Si vous avez des difficultés voici la formule :
Entrez dans H32 la formule =((C32*E32*2)+(G32*D32))/100 et dans I32 =((C32*B32*B32*B32)/12-(F32*G32*G32*G32)/12)/10000
Vous constatez que les nombres prennent de l'ampleur : vous réduisez la taille des nombres avec l'option 1 décimale dans Format/Cellule/Nombre/Nombre. En appliquant le format sur une cellule seule vous pouvez ensuite reproduire la mise en forme, quelque soit la commande de Formatage choisie : Utilisez pour cela le bouton "Reproduire la mise en forme" de la barre d'outils standard. Il suffit de faire glisser le pinceau muni d'une croix pour appliquer aux cellules sélectionnées le formatage de la première cellule. On pourra utiliser également le copier/coller accessible à partir du bouton droit.
Fusion de cellules :
N'utilisez jamais "Fusionner les cellules" si vous faites des calculs, centrez plutôt vos textes sur plusieurs cellules en utilisant la commande suivante :
"Format/Cellules/Alignement Horizontal/Centré sur plusieurs colonnes".
Dernières mises en forme :
On masque ensuite les deux colonnes F et G avec Format/colonne/Masquer. Utilisez ensuite les ombrés sur le tableau avec le bouton "ombre portée" de la barre d'outil graphique. Pour obtenir le résultat ci-dessus utilisez les couleurs dans Motifs et Police. On peut utiliser à peu de frais Format Automatique qui donne de bon résultats.
Soit le TP suivant :
Pour une poutre simple sur deux appuis, de caractéristiques connues, on veut connaître la déformée en fonction des efforts appliqués.
Si vous voulez que la valeur de la cellule "B1" augmente de la valeur de la cellule "A1" à chaque fois que vous faites une entrée dans la cellule "A1", utilisez la formule" =B1+A1" en vous assurant que vous êtes allé dans la barre de menu à "Outils/Options/Calculs" et que vous avez coché la case "itération" et inscrit "1" pour le "Nb d'itérations".
Pour transformer des champs textes en champs numériques, inscrivez "1" dans une cellule quelconque, "Copier" et "Collage spécial/Multiplier" sur les cellules contenant un nombre en format texte.
Pour calculer les heures travaillées, on utilisera dans (C1) la formule "=(AI-B1)*24", où les cellules A1 et B1 sont en format "date/heures" et contiennent les heures d'arrivée et de départ. La cellule C1 est en format "nombre".
Il est parfois difficile de travailler sur de longues formules dans la zone d'entrée de données. Pressez sur "F2", une fenêtre plus conviviale vous est offerte pour modifier les longues formules.
Pour faciliter la lecture des formules, mettez des parenthèses.
Quand une formule fait références à une cellule qui contient une autre formule, qui contient une autre formule....utilisez la fonction "ESTERREUR" pour prévenir un désastre en série si une des cellules contient une valeur d'erreur comme "#DIV/0!", "#VALEUR!","#NOM!".
exemple : =SI(ESTERREUR(B1/A1);9999;(B1/A1))
Pour faire des calculs avec des dates dans un fichier que vous avez importé en format texte, multipliez la date par "1". ex. :
=somme(b6*1) + 14 pour ajouter deux semaines à une date.
Pour faire des calculs avec des dates dans un fichier que vous avez importé en format texte (TXT ou CSV), multipliez la date par "1".
ex. : dans la cellule "B1", insérez "=somme(A1*1) + 14" pour ajouter deux semaines à une date qui se trouve dans la cellule "A1".
Soit le problème simple de poutre sur deux appuis.
On désire obtenir le graphique suivant à partir du tableau de valeurs.
Il est souhaitable de nommer les cellules contenant la longueur et la force.
Utilisez Insertion/Nom/Définir et tapez longueur
Entrez tout d'abord la colonne indiquant le pas d'étude.
L'assistant graphique est très clair, laissez vous guider. Une seule chose est à comprendre : les données sont en colonnes par défaut. Un histogramme aura donc autant de type de barres que de colonnes. Choisissez "Série en lignes" pour inverser le tracé. Comme pour la feuille de calcul, la souris est très performante il suffit de savoir où cliquer. Demandez la barre d'outils graphiques afin de formater votre chef d'œuvre. Vous aurez ainsi accès plus facilement aux différentes options : Formats, Type de Graphique, Affichage de la Table de données ou de la légende, gestion de séries,...
Cliquez sur les éléments concernés puis sur le bouton droit. Vous pourrez modifier suivant le cas : Polices, Motifs, Propriétés, Alignement, Nombre, Echelle, Options, Etiquette de données, Sélection de l'axe, Barre d'erreur Y.
Le graphique est un élément Windows qui peut être redimensionné et déplacé. Cliquez sur le cadre, la souris devient une double flèche.
Note :
Si vous êtes pressé, sélectionnez la plage de données et appuyez sur F11. Excel génère automatiquement un histogramme.
On souhaite créer la base de données suivante :
Il suffit de sélectionner les 2 premières lignes en ayant soin d'adopter un style différent pour la ligne de titre. Sélectionnez ensuite Données/Grille. Entrez chaque fiche en cliquant sur Nouvelle, puis fermez la fenêtre. Si votre liste est volumineuse, vous pouvez rendre la consultation plus facile avec la commande Fenêtre/Figer les volets.
Il suffit de cliquer sur Données/Grille puis Critères. On entre ensuite les informations recherchées, par exemple argent dans la référence Métal et >3000 dans Module d'Young.
En utilisant a* on obtiendrait Argent, .
Vous devez indiquer sur quelles données s'effectue le tri. Excel peut le déterminer seul à partir de la sélection de données. Dans ce cas il faut que votre première ligne de titre soit de format différent de celle de vos données. De plus vous ne devez pas utiliser de cellules fusionnées. Le tri ne fait que déplacer les données en affichant toute votre liste. Pour trier il suffit de remplir vos clés de tri en choisissant dans les menus déroulants. Vous pouvez bien sur combiner plusieurs clefs de tri.
Faites Donnes/Trier et Option pour définir un ordre personnalisé de tri. Il aura fallu déterminer auparavant la liste personnalisée dans l'onglet Liste Personnalisée du menu Outils/Options.
Par exemple tapez t*, non ferreux, précieux dans Première clé de l'ordre de tri. Choisissez ensuite coloneA pour indiquer ou se trouvent les termes de la liste.
Le filtre ne fait apparaître que les données correspondant a votre clé de tri. Pour filtrer placez vous sur n'importe quelle cellule de votre tableau. Faites Données/Filtre : Un menu déroulant vous est proposé automatiquement pour chaque case de la première ligne de votre tableau, même si celle-ci est vide.
Différentes options s'offrent à vous dans chaque menu. Par exemple choisir une valeur de filtrage ou sélectionner les dix premières.
Choisissez l'option personnalisé et dans la colonne Module d'Young prenez l'option Supérieur à 35000. Seul le Tungstène s'affiche. On peut également utiliser * et ? en remplacement d'un caractère unique ou d'une chaîne de caractères. T* donne Tungstène, titane, Téflon.
Vous avez donc compris qu'une succession de filtrages vous permettront d'obtenir au final les données que vous cherchiez. Les flèches du menu déroulant des colonnes "filtrantes" se teintent alors d'un joli bleu. Vous savez qu'un tri a été fait pour cette colonne de données. Pour obtenir a nouveau la liste complète choisissez (Tous) dans un menu déroulant d'une des colonnes ou Données/Filtre/Afficher Tout.
Attention! l'option (Tous) ne prend en compte que les éléments respectant les tris des autres colonnes.
Il vous permet principalement une recopie des données triées sur une autre feuille. Est-ce que cela équivaut seulement à un filtre personnalisé suivi d'un copier/coller ? Mais non, c'est bien plus que cela!
Vous pouvez comparer les valeurs des colonnes entre elles. Cliquez dans une case du tableau et choisissez Donnés/Filtre/Filtre Elaboré. La plage de cellule sur laquelle va s'appliquer la sélection est automatiquement définie. Vous pouvez par exemple définir une relation entre les colonnes. Il suffit de taper la formule dans les cellules de la zone de critère.
En plus des options classiques d'impression, Excel propose la commande Définir une zone d'impression qui crée une mémoire tampon contenant une plage de cellules sélectionnées.
Plusieurs éléments peuvent provoquer des ralentissements lorsque vous utilisez Excel.
deux bonnes adresses :