Page conseillée par SVM n°179 (février 2000) dans son dossier "gagner du temps avec Word".

LE TRAITEMENT DE TEXTE : WORD

son utilisation 

Un logiciel de traitement de texte est utilisé pour saisir, mémoriser, corriger, actualiser, mettre en forme des documents contenant du texte ; par exemple des lettres, des comptes-rendus, etc...

Autres cours disponibles sur le net : cours Word 97 de la Faculté St Jean, Alberta, Québec; ou celui du CSI Versailles- St Quentin

1 - L'écran de presentation de Word.

La version utilisée dans notre cas est Word 97. L'écran de présentation de ce logiciel se compose d'une grande fenêtre dans laquelle on trouve :

1. La barre de menu : située en haut de la fenêtre, elle est semblable à celle des autres logiciels. Cette dernière est composée des menus déroulant Fichier, Edition, Affichage, Insertion, Format, Outils, Tableau, Fenêtre et Aide (symbolisé par un point d'interrogation).



2. Les barres d'outils : celles-ci sont constituées de petites icônes représentant un raccourci vers une fonction du logiciel.
3. Une zone d'indication : dans cette zone vous trouverez des informations relatives à votre document (le numéro de la page en cours, le nombre de page....).
4. Une feuille : elle représente votre feuille de papier, sur laquelle vous désirez écrire.

2 - La barre de menu.

La barre de menu regroupe toutes les fonctions que propose le logiciel. Sa connaissance est indispensable pour pouvoir utiliser correctement Word.

1. Le menu Fichier : ce menu contient toutes les fonctions relatives aux fichiers.

Il suffit de cliquer sur le mot (bouton) Fichier, pour voir un menu déroulant apparaître. Celui-ci fait alors afficher les fonctions ou les menus ci-contre. Les indications Ctrl+... sont les raccourcis au clavier pour les fonctions concernées. En cliquant sur les boutons suivants vous pourrez accéder aux fonctions qu'ils représentent. Nouveau permet de créer un nouveau document ; Ouvrir permet d'ouvrir un document existant ; Fermer, fermer le document en cours, Enregistrer d'enregistrer, Mise en page, de régler les différents paramètres de mise en page du document, Aperçu avant impression, d'avoir un aperçu du document tel qu'il sera imprimé, Imprimer d'imprimer un document. Les numéros suivis de l'emplacement d'un document permettent d'ouvrir le document en question, en cliquant sur ce dernier. Quitter sert à fermer le logiciel.

1. La fonction Mise en page :

Cette fonction permet de définir les marges du document, la taille... Il suffit de cliquer sur les flèches pour voir les informations, que l'on veut modifier, changer.

2. Aperçu avant impression : en cliquant sur cette fonction vous faites apparaître la fenêtre suivante :



Voyons plus en détail, les fonctions que propose cette nouvelle fenêtre.



3. Imprimer : lorsque l'on clique sur le bouton Imprimer, un menu apparaît.



Il est alors possible de sélectionner la ou les pages à imprimer en cliquant sur Tout, Page en cours ou en rentrant le numéro des entités à imprimer ; de modifier les propriétés de votre imprimante en cliquant sur Propriétés ; de déterminer le nombre de copies à éditer en cliquant sur la flèche, jusqu'à obtention du nombre désiré (dans l'encadré Copies). Validez en cliquant sur OK.

2. Le menu Edition : Ce menu contient toutes les fonctions relatives aux actions (saisie au clavier, opération de mise en page...) et aux objets. Il se compose des éléments suivants :



Les fonctions Rechercher, Remplacer et Atteindre : elles se situent dans la même fenêtre, vous pouvez passez de l'une à l'autre en cliquant sur l'onglet correspondant à votre choix ; ces fonctions permettent de rechercher, de remplacer un mot ou d'atteindre une page d'un document.




3. Le menu Affichage : Ce menu contient toutes les fonctions relatives à l'affichage. Il contient les fonctions décrites ci contre :

En cliquant sur le bouton Barres d'outils, vous faites apparaître le menu déroulant (ci-contre à gauche). Vous pouvez ainsi faire afficher à l'écran les icônes des raccourcis que vous désirez. Pour ce faire, cliquez sur l'intitulé de la barre de raccourcis que vous voulez faire apparaître (Standard, Mise en forme...). La fonction Personnaliser permet de n'afficher que le raccourcis voulu et donc pas toute une barre d'icônes.


1. Explorateur de document : cette fonction permet d'afficher à coté de votre document l'intitulé de la partie en cours (voir ci-dessous).


Pour l'activer, cliquez sur le bouton portant son nom.

2. En-tête et pied de page : cette fonction permet de créer des en-têtes et des pieds de page.

En cliquant sur ce bouton, vous faites apparaître une petite fenêtre (voir ci-dessous) vous permettant de créer votre en-tête et pied de page.



4. Le menu Insertion : Ce menu contient toutes les fonctions relatives à l'insertion de nouveaux éléments (images, texte...). Il contient les fonctions suivantes :



1. La fonction Saut est à utiliser pour faire un saut dans le document. En cliquant sur le bouton, vous faites apparaître la petite fenêtre suivante. Cliquez dans la zone correspondant à votre choix, puis cliquez sur OK pour valider.

2. Les fonctions Numéros de page : vous pouvez insérer un numéro de page. En cliquant sur ce bouton vous faites apparaître la petite fenêtre suivante. Comme pour toutes les fenêtre, il convient de donner les informations que cette boîte de dialogue requiert, puis de valider.

3. La fonction date et heure : vous pouvez insérer la date et l'heure. En cliquant sur le bouton Date et heure vous faites afficher la petite fenêtre suivante. Il vous suffit de choisir le format que vous voulez puis de valider.

4. La fonction insertion automatique permet d'insérer des expressions déjà en mémoire. En cliquant sur le bouton, vous faites afficher la fenêtre suivante :



Cliquez sur le menu déroulant de votre choix, par exemple Ligne de référence, puis sur la formule que vous voulez insérer ; dans notre exemple Référence. Celle-ci s'insérera là où votre curseur se situe, dans le document.

5. La fonction champ permet d'insérer et de créer de nouveaux champs ainsi que les champs existants, comme la date et l'heure, le numéro de page... En cliquant sur le bouton, vous faites apparaître la fenêtre ci-après :



6. La fonction caractères spéciaux permet d'insérer des symboles et des caractères peu fréquents. En cliquant sur le bouton, vous faites apparaître la fenêtre ci-dessous :



Vous pouvez passer des symboles aux caractères spéciaux en cliquant sur l'onglet correspondant à votre choix. Sélectionner le caractère ou le symbole à insérer en cliquant dessus avec la souris, puis en cliquant sur Insérer.

7. La fonction Commentaire permet d'associer un commentaire à un mot.

Pour ce faire, cliquez sur Commentaire, puis tapez le texte que vous voulez associer. Le mot auquel vous associerez le commentaire est le mot sur lequel se situe le curseur.

8. La fonction Note permet de créer une note. En cliquant sur le bouton, vous faites apparaître la fenêtre suivante :



Il vous suffit de rentrer les paramètres que vous désirez puis de valider. Ensuite il vous faut écrire le contenu de la note, qui sera placée à l'endroit de votre choix.

9. La fonction Légende. Elle est similaire à la fonction Note, sauf qu'il s'agit d'une légende :

10. La fonction Renvoi permet de créer un renvoi à un paragraphe cité plus en avant dans le texte.



Pour utiliser cette fonction, cliquez sur Renvoi, puis selectionner à l'aide des flèches l'élément de référence.

11. La fonction Tables et index permet de créer un index des parties de votre document, une table des matières, une table des illustrations.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Tables et index, puis sélectionner grâce à l'onglet, la fonction que vous voulez, choisissez le format et définissez vos autres préférences, puis cliquez sur OK. Visualisons, par exemple l'onglet Table des matières dans la fenêtre Tables et index :



12. La fonction image permet d'insérer une image. Pour ce faire, cliquez sur Image. Vous voyez la fenêtre suivante apparaître :



Il vous suffit de selectionner la source de l'image, en cliquant sur la source qu'il convient. Ensuite, il vous suffira d'indiquer le chemin d'accès de l'image et de valider.

13. La fonction zone de texte vous permet de créer un zone de texte. Celle-ci présente l'avantage d'être placée où vous voulez sur la feuille. Elle se présente sous la forme suivante:



14. Les fonctions Fichier, Objet et Signet permettent d'insérer un fichier, un objet ou un signet

Pour ce faire, il convient d'indiquer l'emplacement du fichier ou le type d'objet, ou le nom du signet.

5. Le menu Format : Ce menu contient toutes les fonctions relatives au format des caractères. En cliquant sur Format, vous faites afficher la fenêtre ci-dessous :



1. La fonction Police, dont la fenêtre est visible ci-après, permet de déterminer tous les paramètres des caractères.



Il suffit de choisir à l'aide de la souris les paramètres de votre choix, comme par exemple la taille des caractères.... Validez en cliquant sur OK.

2. La fonction Paragraphe permet de déterminer les paramètres des paragraphes pour tout le document.



Vous pouvez définir les différents paramètres relatifs aux paragraphes de votre document en cliquant sur Paragraphe. Il vous suffit de modifier les valeurs que vous souhaiter et ensuite de valider.

3. Puces et numéros permet de créer des paragraphes ayant pour symbole de début de paragraphe différents symboles (appelés puces) et différents paramètres de numérotation. En cliquant sur Puces et numéros, vous faites apparaître la fenêtre suivante :



En cliquant sur l'onglet correspondant à votre choix, vous faites apparaître une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez définir les paramètres, à votre convenance.

4. Bordure et trame. Cette fonction permet de définir les bordures de votre document, ainsi que la trame de fond.Lorsque vous cliquez sur la fonction en question, vous apercevez la fenêtre suivante :



En cliquant sur l'onglet correspondant à votre choix, vous faites apparaître une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez définir les paramètres, à votre convenance. Validez en cliquant sur OK.

5. Colonnes. Cette fonction permet de définir les paramètres des colonnes de votre document. En cliquant sur le bouton Colonnes, vous faites apparaître la fenêtre suivante :



Dans cette fenêtre, vous pouvez définir le nombre de colonne que vous voulez que votre document comporte. Par exemple, vous voulez que votre document soit scindé en deux colones, cliquez sur la flèche pour y afficher 2, ou alors cliquez directement sur Deux, dans la zone prédéfinie. Vous obtiendrez un document de la sorte.



6. La fonction Tabulation permet de définir un espacement (une tabulation), suivant les paramètres de votre choix. En cliquant sur ce bouton, vous faites apparaître la fenêtre suivante :



Vous avez la possibilté de définir la position de votre texte, l'orientation de l'alignement, les points de suite. Une fois votre choix arrêté, il vous suffit de valider et ainsi de voir votre décision s'appliquer.

7. La fonction Lettrine permet d'afficher une lettrine dans votre document.

En cliquant sur ce bouton, vous faites afficher une fenêtre, vous permettant de définir les paramètres de votre lettrine. L'image ci-après montre cette fenêtre.



Résultat : Le A de aimant a été mis sous forme de lettrine.



8. La fonction Style permet de créer des types de texte, par exemple des titres, des commentaires.... Leur format est définis par vos soins, dans cette fonction style.

En cliquant sur la fonction Style, vous faites afficher la fenêtre suivante :



Vous avez, maitenant, le choix entre plusieurs solutions. Soit vous créez un nouveau style en cliquant sur Nouveau, soit vous pouvez modifier un style déjà existant un cliquant sur Modifier, ou alors vous avez la possibilité de supprimer un style existant, en cliquant sur Supprimer.

Cliquons par exemple sur Nouveau, puis sur Format ; la fenêtre ci-dessous apparaît :



Vous pouvez définir les paramètres de votre style de texte, en cliquant sur les menus du menu déroulant Format. Ainsi, la Police, les paramètres des Paragraphes, les paramètres des Tabulations, ceux des Bordures, ceux de la Langue, du Cadre et de la Numérotation pourront être modifiés selon vos attentes. Vous pouvez nommer votre Style en cliquant dans la case Nom.

6. Le menu Outils : Ce menu contient tous les outils que propose le logiciel. En cliquant sur Outils, vous faites afficher la fenêtre ci-après.
1. L'outil Grammaire et orthographe. Cet outil permet de vérifier la grammaire et l'orthograpge de votre document, dans la langue dans laquelle le logiciel a été configuré.

Pour utiliser cet outil, cliquez sur Grammaire et Orthographe ou alors appuyez sur la touche F7. Lorsque le correcteur trouve un problème, il affiche la fenètre ci-après.

Menu apparaissant lorsque vous cliquez sur Outils, dans la barre de menu.

Fenêtre du correcteur d'orthographe et de grammaire.

Lorsque le logiciel ne connaît pas un mot, il est possible de l'ajouter à sa base de données en cliquant, le cas échéant, sur Ajouter (le bouton Ajouter n'est pas visible ici).

2. Le menu déroulant Langue. Ce menu contient les fonctions suivantes :



• La fonction Langue permet de choisir la langue de référence pour le correcteur d'orthographe et de grammaire.
• La fonction Synonyme permet de trouver des synonymes au mot sélectionné à l'aide de la souris.
• La fonction Coupure de mots, permet de définir les paramètres lors de la coupure d'un mot.
3. La fonction Statistiques permet de données des valeurs statistiques sur votre document. Voir ci-après.



4. Synthèse automatique : le logiciel édite une synthèse du document.
5. Correction automatique : le logiciel affiche une fenêtre relative aux paramètres de la correction automatique que propose le logiciel.
6. Fusion de documents : cette fonction est utilisée pour faire fusionner (assembler) deux documents, pour n'en donner qu'un seul.
7. Publipostage : cette fonction est à utiliser pour faire du publipostage. Cliquez sur le bouton Publipostage. Une fenêtre apparaît et l'Aide du logiciel vous guidera tout au long de votre manipulation.
8. Enveloppes et étiquettes : cette fonction est à utiliser pour imprimer des enveloppes ou des étiquettes. Il vous faut, pour cela, cliquer sur le bouton Enveloppes et étiquettes. La fenêtre suivante apparaît :



Choisissez entre enveloppes et étiquettes, grâce à l'onglet prévu à cet effet. Saisissez les informations nécessaires puis imprimez.

9. Les Macros : ce sont des petits programmes qui permettent à l'utilisateur de le décharger de routines. Par exemple, vous voulez faire un programme qui souligne, met le mot en rouge en italique et en gras. Une macro peut le faire. Sélectionner un mot, puis cliquez sur Macro, puis sur Nouvelle macro. Une fenêtre apparaît :



Saisissez les paramètres demandés (nom de la macro...), validez. Une petite fenêtre apparaît :

Mettez maintenant le mot en rouge, souligné, italique et gras, puis cliquez sur le carré dans la fenêtre précédente (il s'agit du bouton stop). Votre macro est enregistrée. Pour l'utiliser placez le curseur sur le mot à modifier par la macro, puis cliquez sur Macro, puis sur Macro, puis sur exécuter. Pour supprimer une macro, cliquez dans cette même fenêtre sur supprimer. Les macros sont utilisables pour diverses applications, principalement pour les calculs, la modification de caractères.... Attention, certains virus informatiques se cachent dans les macros de Word !

10. La fonction Personnaliser. Cette fonction permet de définir et de prendre en compte les préférences de l'utilisateur quant à l'utilisation de Word. La fenêtre ci-après s'affiche lorsque l'on clique sur le bouton Personnaliser. Vous pouvez passer d'un menu à un autre en choisissant l'onglet adapté à vos attentes. Ainsi vous avez la possibilté de définir les paramètres des barres d'outils, des commandes et sommairement de l'affichage.



11. La fonction Options : cette fonction vous permet de régler les paramètres de Word à votre convenance. Cliquez sur Options et vous verrez la fenêtre suivante s'afficher.



7. Le menu Tableau : Ce menu contient tous les outils nécessaires pour créer un tableau. Dans ce menu, vous trouverez aussi des fonctions pour supprimer, fractionner et fusionner des cellules (cases d'un tableau). En cliquant sur Tableau vous faites s'afficher le menu suivant :



1. Insérons maintenant un tableau. Pour ce faire, cliquez sur Insérer un tableau. Vous voyez cette fenêtre apparaître :



Ce qui donne le tableau ci-dessous :

2. La fonction Trier : cette fonction permet de trier les données d'un tableau. Pour l'utiliser, cliquez sur les entités à trier puis cliquez sur Trier. Sélectionner le type de données (texte, numérique, date) puis validez après avoir saisi tous les paramètres nécessaires.



3. La fonction Formule : cette fonction est utilisée pour éditer des formules numériques. Pour utiliser cette fonction, cliquez sur Formule. Vous verrez la fenêtre suivante apparaître :



Il vous faut saisir la formule puis validez.

8. Le menu Fenêtre : Ce menu contient les fonctions concernant les fenêtres de Word. En cliquant sur Fenêtre vous faites s'afficher le menu suivant :



9. Le menu Aide (?) : ce menu contient l'aide qu'offre le logiciel. Lorsque vous êtes bloqué par un obstacle pensez à l'utiliser. En cliquant sur ce bouton, vous voyez la fenêtre suivante apparaître :

Pour utiliser l'aide, cliquez sur Aide sur Microsoft Word

3 - Applications.

• Le bouton gauche de la souris : ce bouton est très important car il permet de sélectionner les entités. En cliquant une fois, avec celui-ci, votre curseur se place où vous cliquez. En cliquant deux fois, vous sélectionner toute l'entité. Pour sélectionner une ligne entière, cliquez dans la marge gauche de la feuille, devant la ligne qui vous intéresse ; votre curseur doit être sous la forme d'une flèche. Le bouton gauche permet de choisir une fonction et de l'exécuter.
• Le bouton droit de la souris : ce bouton vous sert de raccourci. Suivant les situations, il affiche tels ou tels raccourcis. Voyez par exemple ce qui s'affiche lorsqu'on clique dessus :
• Le bouton du milieu (le cas échéant) : celui-ci permet d'éditer rapidement le contenu de votre document. Pour l'utiliser, cliquez avec le bouton du milieu, de la souris, puis en avançant ou reculant la souris, vous faites défiler votre document. Pour arrêter, cliquez sur le bouton du milieu.
• Les barres de défilement : celles-ci permettent de faire défiler le document, en cliquant sur les flèches situées aux extrémités.

Sur la barre de défilement se trouve un raccoucis vers les fonctions atteindre, rechercher, parcourir par.... Vous le trouverez dans la barre de défilement, comme vous pouvez le voir sur l'image ci-dessous :

4 - Post Scriptum.

Cette auto-formation est très succincte, mais présente rapidement le logiciel. Pour approfondir vos connaissances, il vous faudra pratiquer le logiciel.